آموزش نامه اداری/ چگونه یک نامه اداری شسته رفته بنویسیم؟

وقتی به فرایند نگارش نامه فکر می کنیم اینطور به نظر می رسد که زیاد سخت نیست و براحتی و در عرض چند دقیقه می توانیم نامه مورد نظر را نوشته و ارسال کنیم، ولی در عمل شاید ساعت ها ذهنمان درگیر بماند، و در آخر هم نتوانیم آنطور که باید و شاید، از پس نگارش نامه بربیاییم.

حالا اگر این نامه یک نامه اداری باشد که پیچیدگی ها و ظرافت های خاص خود را خواهد داشت، چرا که نوشتن یک نامه ی اداری خوب می تواند تاثیر بسزایی روی گیرندگان نامه بگذارد.

نداشتن مهارت کافی در نگارش نامه اداری، مختص کشور ما نبوده و یک مسأله عمومی به شمار می رود. به همین جهت در همه جای جهان کلاسهای متعددی برگزار می شود و افراد به یادگیری و تمرین این موضوع می پردازند. و آموزش نامه اداری در دانشگاهها به عنوان سرفصلی مهم تدریس می شود.

فردی که توانایی نوشتن نامه را بصورت خوب و اصولی دارد، کاملا از دیگران متمایز خواهد بود، و این موضوعی است که در هیچ سازمان یا شرکتی نادیده گرفته نمی شود. در واقع یک نامه خوب می تواند معرف شما باشد و برای پیشرفت تان ضروری خواهد بود.

این مطلب می تواند به شما در آموزش نامه اداری کمک نماید.

آموزش نگارش نامه اداری

در هر جایگاه شغلی که باشیم خیلی از درخوتست های ما می بایست بضورت کتبی صورت پذیرد و طبیعی است که این مکاتبات در قالب نامه اداری انجام شود. از آنجاییکه که رعایت اصول نگارش چنین نامه ای می تواند ما را در رسیدن به مقصدمان یاری کند بهتر است نکاتی را در خصوص آموزش نامه اداری به خاطر بسپاریم.

نامه نگاری پیش از آنکه ساختار تعریف شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمینه نویسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری دیگر بنا به سنت یا تمایل مجموعه اداری از ساختار ویژه ای استفاده می کند. در این مقاله شیوه رایج سبک و ساختار نگارش و آموزش نامه اداری اشاره می کنیم:

سرلوحه (آموزش نامه اداری)

به کلیه نوشته ها و علائم مندرج در بالای نامه های اداری سرلوحه گفته می شود.که شامل موارد زیر است:

-آرم: منظور آرم سازمان یا نشان جمهوری اسلامی ایران است که دربالا سمت راست سر برگ قرار دارد .

• نام وزارتخانه یا سازمان : نام وزارتخانه یا سازمان درست در زیر نشان و یا آرم قرار می گیرد .

شرکت ها و موسساتی که تابع وزارتخانه یا سازمان دولتی می باشند ، ابتدا نام وزارتخانه یا سازمان متبوع خود را درج می نمایند.

• عبارت ” بسمه تعالی ” در بالاترین نقطه وسط قرار می گیرد.
• تاریخ : این کلمه درسمت چپ سرلوحه می باشد که با عدد نوشته می شود.
• شماره : واژه ” شماره ” در زیرتاریخ قرار می گیرد و منظور، شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که درصورت پاسخ گویی به آن اشاره می شود.
• پیوست : این واژه در زیرشماره درج می شود و در مقابل آن تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایرمدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود ، نوشته می شود و نوشتن ” دارد” در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه نامه ، در این قسمت به روشنی نوشته شود.

گیرنده نامه، سِمَت و اسم (آموزش نامه اداری )

مخاطب و گیرنده نامه می تواند، شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به ایشان خطاب می شود باشد. به این صورت که اول نام شخص گیرنده را با احترام می نویسیم و در قسمت پایین تر سِمَت سازمانی وی را نیز نوشته و نگارش نامه را ادامه می دهیم. به این صورت:

جناب آقای …..

مدیریت محترم سازمان ….

سلام علیکم؛

اگر گیرنده نامه مقام مافوق و ارشد است، در ادامه می توانید از عباراتی نظیر اینها استفاده کنید:

« خاطر عالی مستحضر است که… »

«باستحضار میرساند»…

«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که …»

و اگر با مقام همردیف مکاتبه می کنید می توانید از این عبارات را به کار ببرید:

«باطلاع میرساند…»

«اشعار می دارد…»

«بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

متن نامه یا درخواست

متن نامه، مطلبی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود. می توان گفت که هدف نویسنده از نگارش نامه در متن آورده می شود، آن هم بدون طول و تفسیرهای اضافی. نویسنده نامه باید بتواند انگیزه خود را از نوشتن نامه به طور کامل بیان کند، و در عین حال از اضافات و معطلی زیاد بپرهیزد. انتظاری که از گیرنده نامه دارد را محترمانه ذکر کرده و اگر راه حل و پیشنهادی دارد، ارائه می دهد.

باید توجه داشت که در متن نامه از عبارت دستوری پرهیز شود نامه بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.

تشکر و قدردانی

پس از اینکه نگارش متن نامه به اتمام رسید، از گیرنده نامه تشکر و قدردانی شود.

مشخصات نویسنده

در انتها نویسنده می بایست نام و مشخصات خود را در پاییین نامه بنویسد و امضا کند و تاریخ نگارش نامه یا درخواست را نیز ذکر نماید.

نکات مهم قبل از نگارش

در آموزش نامه اداری به یاد داشته باشید که پیش از آنکه اقدام به نگارش نامه اداری کنید باید چند نکته را بخاطر بسپارید:

• در ابتدا به آنچه که می خواهید در نامه بنویسید، فکر کنید و هدف از نوشتن را تعیین کنید، و همه آنچه که میخواهید بنویسید را در ذهن تان مرور کنید. یکی از مهم ترین اصول در آموزش نامه اداری همین تعیین هدف است.
• دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهید، به یاد داشته باشید که نگارش نامه پیش از آنکه حاصل مهارت های الگوبردار باشد، نتیجه ذوق و ممارست در نوشتن است.
• ایجاز در سخن را فراموش نکنید؛ به یاد داشته باشید که مکاتبات اداری باید به حداقل کاهش پیدا نماید و در عین حال از وقت کمتر و سرعت بیشتری برخوردار باشد.
• نامه را در یک کاغذ A4 تمیز نوشته و حتی الامکان تایپ نمایید یا با خط خوانا و بدون خط خوردگی بنویسید.
• شیوایی سخن را فراموش نکنید و از عبارت های نامأنوس و نا آشنا و حتی کلمات عامیانه استفاده نکنید.
• از نشانه های قراردادی نگارش چون ویرگول، نقطه و…. به جا و درست استفاده نمایید.
• به دستورات انشائی کلمات دقت کنید و سعی کنید غلط املائی نداشته باشید.
• اگر گمان می کنید که به تنهایی قادر به یادگیری این مهارت نیستید حتما در کلاس های آموزش نامه اداری که امروزه در سراسر جهان از جمله ایران برگزار می شود شرکت کنید.

اگر به دنبال نمونه هایی از نگارش نامه اداری باشید، می توانید با یک سرچ ساده در اینترنت به نمونه های فراوانی دست پیدا کنید، اما یادتان باشد که گفتیم آموزش نامه اداری یک مهارت است، که داشتن این مهارت می تواند در بسیاری از موارد شما را به فردی ممتاز تبدیل نماید. پس از همین امروز تلاش و تمرین کنید تا بتوانید این مهارت را بیاموزید.